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パソコン、インターネット、携帯電話で一番使うものといえば、メールでしょうね。メールはITの基本ではないでしょうか？
しかしこのメールが一番使えますし。一番重要ではないでしょうか？通常相手に対して、ただ単にメールを送るだけですが、アイデア次第で利用範囲は、どんどん広がります。
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「社内の情報を把握」 |
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社長が社内の情報を把握するのはとても大変です。なかなか見えないところまで把握するのは、至難の業。しかしメールを使えば、いままでとは、比べ物にならないほど、社内の動き、従業員のうごき、が分かるようになります。たとえば、従業員の日誌をメールにする。毎日の社員の日誌、報告書をメールで、社長あてに送ります。社長は、それを見て、毎日の動きを細かいところに把握できるでしょう。
コミュニケーションもメールで、行いましょう。従業員と個別に話すのは、なかな難しい。お互い忙しいので、同じ時間を見つけることができません。
よく仕事は現場での情報が大切だといいますが、社長がすべての現場へ行き情報を取るのは大変難しいことです。現場での改良案をいちいち上司に伝えては、社長に行くまでに時間をロスしてしまいます。メールを使うとすぐさま社長まで現場での改良案がとどき、意思決定を早くできます。
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「メールマガジンで情報収集」 |
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メールマガジンは、ほとんどが無料で購読できるメールです。有料もあります。メールマガジンは、有用な情報を毎月、毎週など定期的に贈ってきます。なかには、非常に大切な情報もあります。 |
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「会議前の準備としてメールを使う」 |
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会社には会議というものがかならず必要になってきます。会議には時間がかなりかかりますが、事前に資料をよんだり、会議項目を明確にしておけば、会議の時間はかなりへるはずです。メールで会議に出席する人に資料、会議項目などをメールします。そうしておけば、情報は共有でき、意見がまとまり、会議の効率も上がってきます。おまけに簡単に資料なども渡せますので、コストもかかりません。 |
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「メモ代わりに使おう」 |
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メールは他の人にメッセージを送るものですが、自分自身に送ることも可能です。この自分自身に送ることを活用すれば、いろいろな活用方法がみえてきます。
アイデアを送る。よくアイデアを記憶するのに、手帳や、メモ用紙に自分が思ったアイデアを書くという方法が用いられます。このメモ用紙代わりにメールを使うことも可能です。思いついたアイデアを自分自身に送るという方法です。メモ用紙でもいのではないか？という声も聞こえてきますが、メールで残したほうがあとの活用方法がちがってきます。メモ用紙で記録した場合、綺麗丁寧に、のこさないかぎりあとで、アイデアの活用したいときに、探すのが非常に大変になってきます。しかしメールで記録したばあい、後で検索で過去のものを利用することが容易になります。あとで必要なものだけ取り出すことができるのです。記録、情報は、多くなってくると、整理、タグ、等が必要になってきます。整理されて、初めて情報が活用されるのです。たとえば、図書館。図書館が綺麗に整理されず、ジャンル別にタグがついていないなら、読みたい本をどうやってさがしましょう？とても探せるものでは、ないですね。しかし綺麗整理、ジャンル別にタグがついていれば、読みたい本を探すのは、容易なはずですね。インターネットでもそうです。インターネットに掲載されている情報は、無数にありますが、もし、検索機能がなければ、一ページずつ欲しい情報を探さなければなりません。それはほとんど不可能にちかいでしょう。
このことを考えても、メモ、アイデアは、電子化するのが一番いいでしょう。 |
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「メールの数が多くなれば、メッセージルールを活用する。」 |
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メールは受信トレイのなかに入ってくるのですが、いろいろな用件、いろいろな相手のメールが同じところに入ってくると一見して、誰からのメールが何件、何の用件のメールが何件というように把握しにくいものです。後でもう一度メールをみようとしても整理されていない受信トレイをみるのは、非常に時間がかかるものです。メールソフトには、受信トレイの中を送信者、件名、内容別に自動的に、整理する方法があります。この機能を使えば、非常に簡単にメールを整理することもできます。メールの処理もスムーズにいくはずですね。 |
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「とりあえず会った人にメールで挨拶」 |
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営業などで名刺交換した人に、事務所、自宅にかってってとりあえず挨拶のメールをおくりましょう。相手に印象付けるには、とってもよい方法だとおもいます。電話のほうがいいという考えもありすが、相手に自分のメールアドレスを送るという点でもいいでしょう。 |
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